Как перевести сотрудников на удаленную работу и не потерять эффективность

Средний и малый бизнес даже после окончания самоизоляции продолжает работать в дистанционном режиме. Это позволяет работодателю существенно экономить на аренде помещения, коммунальных платежах, оборудовании, мебели, канцелярских принадлежностей. Помимо этого, с сотрудниками на удаленном доступе нет необходимости проводить обучение по охране труда. Руководитель также не привязан к региону и может нанимать работников и со своего города, и с других областей. Это позволяет находить подходящих специалистов для каждого проекта.

Однако дистанционная работа всегда связана с определенными рисками. В частности, остро встает вопрос контроля удаленщиков. Работодателю бывает сложно добиться нужной рабочей обстановки и требуемой дисциплины. В практике бывают и другие ситуации, например, когда происходит выгорание из-за слишком ответственного отношения к конкретной работе или проектам. В этом отношении большой помощью могут стать специализированные программы для удаленного слежения за сотрудниками, такие как WorkApp. О ее преимуществах и особенностях внедрения мы поговорим ниже.

Как перевести работников на удаленную работу без риска

Руководство может решить полностью или частично перевести свой штат на дистанционку. В этом случае первым делом необходимо составить список работников, которых можно перевести на дистанционный формат. В первую очередь к ним относятся программисты, административный состав, бухгалтерия и те лица, которые занимаются электронной системой документооборота и решением текущих задач в информационно-технической сфере. На рабочем месте скорее всего придется оставить исключительно дежурный персонал. Для правильного перевода в рамках закона и с учетом интересов руководства потребуется продумать следующие нюансы.

1. Правильно составьте кадровые и другие документы. Сюда относится оформление протокола общего собрания, заявления от сотрудников о переходе на удаленку и допсоглашения. В соглашении потребуется указать, что деятельность специалиста носит дистанционный характер и прописать порядок возмещения возможных расходов, например оплату интернета, бумаги, канцелярских принадлежностей. Отдельным пунктом нужно прописать порядок контроля, чтобы исключить нецелевое использование рабочего времени.
2. Сориентируйте работника на результат. Сотрудник удаленной работы на дому должен четко понимать взаимосвязь между своей работой и последующим вознаграждением. Удаленщик должен знать, какого результата от него ждут. На рабочем месте необходимо ввести понятный KPI. Дополнительно расскажите, что в вашей компании используются специальные программы отслеживания удаленной работы, это необходимо для повышения эффективности и никак не ущемляет права трудящихся.
3. Создайте условия для работы и общения. Позаботьтесь о том, чтобы человек, работающий в вашей компании, смог быстро освоить используемые технологии и ресурсы. Наличие виртуальной площадки для общения позволит быстро получать ответы на возникающие вопросы. Мгновенная обратная связь поможет сотруднику оперативно влиться в процесс, что поможет минимизировать время, затрачиваемое на изучение основных правил и требований компании.
4. Позаботьтесь о регулярных встречах. Опытный руководитель понимает, чтобы сплотить коллектив и в нем присутствовал единый дух требуется организация регулярных встреч. Особенно это важно, когда работники на удаленном доступе. Дистанционщики должны чувствовать причастность к общему делу, что они играют важную роль в реализации проектов и их труд ценен.
5. Внедрите отчетность. Здесь существуют различные варианты реализации задачи. Можно завести онлайн-таблицу и самостоятельно вносить данные, чтобы оценивать успехи удаленщиков. Или же установить специализированную онлайн-платформу с личным кабинетом для руководителя, где можно в режиме реального времени видеть, чем занимался сотрудник в рабочее время, сколько часов у него ушло на реализацию задачи.

Представители руководящего звена должны убедиться, что работник четко понимает, какие требования к нему предъявляются и что от него ожидается. Сотрудники не должны затрачивать свое время, чтобы решать, кто из них возьмет на себя ту или иную задачу. Эксперты в сфере управления кадрами рекомендуют расписывать основные задачи, чтобы удаленщики четко понимали за что они отвечают.

Особенности организации удаленной работы сотрудников

• Создайте нужную атмосферу. Для того чтобы поддерживать дружескую и приятную атмосферу важно не боятся писать те вещи, которые не имеют прямого отношения к рабочей деятельности. В обязательном порядке должно присутствовать неформальное общение, ведь все мы люди. Это конечно искусство, чтобы уметь написать четко по существу и по делу и отправить шутку или мем в рабочий чат.
• Правильно разрешайте конфликты. Если один из сотрудников имеет недовольство на другого и наблюдаются определенные трения, попросите удаленщика в письменном виде составить претензию, а другого письменно на нее ответить. В процессе работы проявляйте личный интерес к каждому и интересуйтесь как дела.
• Будьте уравновешены в отношении контроля. Контролировать рабочий процесс необходимо, однако не нужно проверять каждый шаг работника, нужно доверять людям. Специалисты в сфере кадрового управления утверждают, что люди более эффективно выполняют поставленные перед ними задачи, когда им доверяют и не следят за каждым их шагом.
• Устанавливайте четкие правила общения. Заранее обговорите в каких случаях вы расстанетесь с дистанционщиком. Например, если сотрудник удаленной работы на дому не вышел на связь три раза и более, с таким человеком компания распрощается.
• Планируйте свои задачи. Рекомендуется регулярно составлять список своих дел. Лучше всего задачи расписывать на день, неделю и месяц. Большим подспорьем могут стать специальные трекеры рабочего времени.
• Введите общедоступный календарь. Важно, чтобы у всей рабочей команды был календарь, где будет видно на каком этапе выполняются те или иные задачи. Благодаря этому каждый будет понимать свою ответственность за осуществление проекта.

Эксперты в сфере кадров отмечают, что дистанционная работа более эффективна при взаимном доверии. Для этого представителям руководящего звена необходимо понимать потребности работников и в каждом случае применять индивидуальный подход. Удаленщик должен чувствовать, что его труд ценят и даже если он делает лишь малую долю проекта, его усилия значимы для компании.

При переводе работника на удаленное рабочее место важно продумать не только организационно-технические вопросы, но и позаботиться о психологической поддержке дистанционщиков. Руководителю нужно видеть скрытые подводные камни, например то, что специалисту приходится работать в непростых домашних условиях, где его окружают маленькие дети, шумные родственники, громкая собака и многое другое.

Контроль работы удаленных сотрудников

Сегодня существуют различные методики и способы проверки, которые позволяют отслеживать деятельность удаленщиков. Опытный начальник понимает, что показателем продуктивности является не только прибыль, но и заинтересованность сотрудников, их вовлеченность в рабочий процесс. Многие руководители используют программные продукты для эффективного и гибкого контроля времени. Они дают возможность не только определить, чем именно занимаются работники, но и оценивать показатель результативности. Потому что один специалист может тратить на работу час, два, а другой целый день.

Без надлежащего контроля сегодня невозможно управлять командой из 2–3 и более человек. Задача работодателя заключается не в том, чтобы не только проконтролировать, но и помочь с реализацией поставленных целей, подсказать, скорректировать, изменить или даже делегировать часть задач другому удаленщику. Наиболее успешно осуществлять контроль помогут следующие рекомендации.

1. Создавайте чек-листы с перечнем задач. Благодаря этому можно анализировать как происходит реализация поставленных перед конкретным специалистом целей.
2. Контролируйте работу через облачные папки. Необходимо позаботиться о том, чтобы всю документацию и материалы дистанционщики хранили в облачных папках с общим доступом. Это требуется для того, чтобы ничего не потерялось в случае увольнения работника или какой-либо внештатной ситуации.
3. Оформляйте протоколы переговоров. После проведения онлайн-совещаний напишите какие задачи были поставлены перед удаленными сотрудниками.

Если сложность имеется с конкретным специалистом, нужно решать вопрос именно с ним и не обсуждать его на совместных планерках и совещаниях. Однако если проблема носит массовый характер, то лучше обсудить ее совместно, чтобы урегулировать разногласия и недопонимания.

Опытные работодатели рекомендуют упрощать бизнес-процессы для наиболее продуктивного управления. В этом случае большой помощью являются специализированные онлайн-сервисы, которые позволят в реальном времени отслеживать сколько минут затрачивают сотрудники на решение той или иной задачи. Руководителю проекта не нужно постоянно спрашивать и интересоваться о чем-либо, вся информация отображается в программе автоматически.

Программа для контроля удаленных сотрудников

Мониторинг рабочего времени в автоматическом режиме помогает оптимизировать бизнес-процессы и повысить показатели производительности. Перед работодателем открывается развернутая картина деятельности каждого сотрудника. Гибкие настройки даже позволяют получать оповещения о возможных нарушениях, например трудовой дисциплины. Переработки, опоздания, ранние уходы и прогулы фиксируются в режиме реального времени. Среди наиболее эффективных сервисов можно выделить WorkApp – онлайн-ресурс с наилучшими возможностями для команд и бизнеса.

Возможности сервиса WorkApp

• Позволяет отслеживать трудочасы, затраченные на конкретный проект.
• Помогает оценить загруженность каждого специалиста.
• Дает возможность увидеть какой режим дня предпочтителен для конкретного сотрудника.

Руководитель в режиме онлайн сможет просматривать чем именно занимается каждый дистанционщик. Удаленный работник каждый час оформляет отчетность. Приложение висит в трее, поэтому нет необходимости об этом упоминать, оно появляется автоматически. Отчетность может составляться за час, два или за целый рабочий день. Использование онлайн-сервиса обеспечит эффективную автоматизацию бизнес-процессов и слаженную работу между руководством и сотрудниками.