Контроль, управление и оценка времени выполнения проекта

Успешное осуществление бизнес-процессов напрямую связано с планированием, контролем, анализом сроков, корректировками. Правильное распределение времени и составление графика позволяет достичь нужного результата в четко обозначенные сроки. Управление временем реализации проектов во многих случаях связано с большой неопределенностью и различными подводными камнями. Многое при этом не зависит непосредственно от руководителя проекта и может быть связано с изменениями потребностей заказчика или же недобросовестным отношением какого-либо сотрудника.

В процессе профессиональной деятельности должный контроль задач проекта осложняется тем, что оценка в большинстве случаев производится примерная. Сотрудники компании порой с трудом вспоминают сколько времени у них ушло на выполнение конкретной работы. Усложнять ситуацию может и то, что клиенты нередко нагружают членов команды дополнительными задачами. Для оценки времени проекта руководству нередко приходится изучать рабочую переписку и чаты, чтобы обозначить четкие сроки клиенту. Во всех этих случаях требуется грамотное планирование с использованием специализированных платформ оценки трудозатрат.

Основные принципы управления временем выполнения проекта

Построение продуктивной системы реализации конкретно поставленной задачи основывается на следующих принципах:

• Разработка четкого структурированного плана. Руководитель должен иметь определенный чек-лист с расписанными пунктами. Отсутствие четкого плана может привести к потере учета времени на проект.
• Формулировка максимально точных поставленных целей. Рекомендуется вооружиться методикой декомпозиции цели. Представляет собой дробление мелких задач. Чем точнее поставлена задача, тем легче работникам понять, что именно от них требуется и решить это в конкретно обозначенные сроки, снизив время работы над проектом.
• Составление системы отчетности. Руководитель должен получать необходимую отчетную документацию от своих сотрудников о проделанной работе за определенную единицу времени. На основании отчетов могут вноситься корректировки, выполняться делегирование обязанностей с целью успешного выполнения бизнес-процессов.
• Анализ фактических показателей. На основе полученных данных представитель руководителя должен произвести соответствующую оценку, чтобы определить стоимость выполняемых работ и сроки. Однако часто могут наблюдаться отклонения, например временные. В этих случаях необходимо организовывать совещания для результативного управления временем и стоимостью проекта.
• Утверждение эффективных мер реагирования. В каждом конкретном случае представитель руководящего звена должен разработать систему реагирования, направленную на исправление выявленных недостатков и корректировку негативных тенденций. В частности, можно отметить использование различных средств мотивации от дисциплинарных взысканий до возможных поощрений в виде премий.

Опытный руководитель должен уметь отслеживать фактическое состояние работ, осуществлять анализ и выполнять требуемые корректирующие действия. Понимание базовых принципов позволит максимально успешно реализовывать бизнес-проекты несмотря на непредвиденные обстоятельства.

Методы управления временем проекта

Сегодня существуют различные техники тайм-менеджмента, позволяющие правильно расставлять приоритеты в работе и грамотно делегировать бизнес-задачи. Среди основных методик можно выделить:

Установка приоритетов. Существует методика под названием «АБВГД», где А – это наиболее важные бизнес-задачи, Б – мероприятия средней значимости, В – менее важные операции, Г и Д – наименее важные дела. Руководителю необходимо отличать срочные от важных дел, чтобы достичь конкретного результата.

Концентрация на важном. Продуктивная деятельность включает в себя жесткий учет рабочего времени на проекты. Подразумевает под собой отказ от мероприятий и дел, которые не несут корпоративной пользы. Нужно научиться отказываться от всего того, что отвлекает и препятствует эффективности.

Перенос несрочных дел. Руководитель должен определить несрочные задачи и перенести их на другое время для реализации более срочных и важных. Это необходимо для того, чтобы сохранить требуемую продуктивность реализации бизнес-проекта.

Делегирование полномочий. Предполагает управление временем проекта с привлечением подчиненных. На практике это может заключаться в том, чтобы контролировать не всех работников, а только часть. Данная техника позволяет не просто высвободить свободное время, но и обеспечить нужную производительность.

Составление четкого хронометража. Рекомендуется производить четкую оценку трудозатрат проекта. Необходимо на бумаге или же в электронном виде записать сколько уходит времени на выполнение соответствующей операции со стороны каждого из работников. Потому что кто-то может выполнить свою работу за пару часов, а кто-то только за весь день, все зависит от опыта и индивидуальных качеств.

Фиксирование плана действий. Подразумевает под собой разработку диаграммы или таблицы, где руководитель поэтапно отмечает выполнение задач с учетом сроков. Благодаря этому и сам руководитель, и работники могут видеть, как осуществляется реализация конкретного проекта.

Среди других методик организации профессиональной деятельности и контроля времени проекта можно выделить канбан – распределение нагрузки между людьми с учетом нарастающего темпа работы и сложившихся обстоятельств. Работодатель разрабатывает таблицу со столбцами «Требуется сделать», «В работе», «Выполнено». Благодаря этому видно, как каждый выполняет поставленную перед ним задачу.

Задействование различных методик позволит правильно распоряжаться ресурсами, продуктивно работать в любых ситуациях, четко определять цели в порядке приоритетности и избегать всевозможных ошибок. Правильно выстроенный расчет времени на проект поможет справиться с делами в минимальные сроки и исключить стресс-факторы, которые могут негативно повлиять на атмосферу в коллективе.

При реализации различных проектов не обойтись без эффективных средств управления. Для этих целей могут использоваться таблицы, составленные вручную, однако они крайне неудобны, особенно если необходимо контролировать сразу несколько проектов. Специализированные программы контроля проектов формируют виртуальное пространство для ведения бизнес-проектов. В них автоматически формируется и хранится вся отчетная документация. Это позволяет при необходимости оперативно реагировать на какие-либо затруднения и возможные отклонения от сроков. Современные программные продукты могут иметь различные возможности и всевозможный набор функций.

WorkApp – современный инструмент управления бизнесом

Специализированный веб-ресурс отличается гибкостью, надежностью и эффективностью. Разработан он специально для малого и среднего бизнеса. Руководитель может отслеживать сколько времени уходит на работу дизайнера, маркетолога, программиста и других специалистов. Отличает систему максимальная гибкость и быстрый скоринг, оценка трудочасов в считанные секунды. Это упрощает и автоматизирует процессы управления, улучшает дисциплину и контроль соблюдения правил. Современный инструмент планирования имеет множество достоинств.

Преимущества программы отслеживания проектов WorkApp

1. Простая интеграция. Функционал достаточно прост в использовании и понятен как работодателю, так и сотрудникам. Нет необходимости долго изучать веб-продукт, легко вносить необходимые настройки.
2. Максимальная гибкость. Онлайн-ресурс позволяет выбрать наиболее оптимальный вариант и формат заполнения отчетной документации с учетом особенностей профессиональной деятельности и предпочтений работников.
3. Быстрый результат. Руководитель получает быстрый скоринг, подсчет трудочасов производится в автоматическом режиме. Благодаря этому известно, сколько нужно времени на проект.
4. Работа в режиме реального времени. Нет необходимости проводить постоянные совещания и вести переписку. В режиме реального времени координатор или руководитель проекта может получать всю необходимую информацию.
5. Бессрочная техподдержка. В случае любых затруднений мы готовы проконсультировать наших клиентов. Абсолютно бесплатно на протяжении всего срока использования продукта готовы предоставлять помощь.
6. Безграничные возможности. Ресурс прекрасно подойдет для банковских учреждений, ритейла, медицинских организаций, строительных компаний и многих других отраслей.

Современный сервис позволит вам отслеживать производительность команды, рентабельность каждого бизнес-проекта. Благодаря автоматическому учету времени работы над проектом вы сможете больше уделять внимания более важным задачам. Интеграция ресурса поможет делегировать небольшие задания между участниками и самое главное благодаря использованию инструмента достигается сокращение времени работы над проектом. Все специалисты чувствуют ответственность, ход работы максимально прозрачен для каждого.

Особенности системы WorkApp

• Личный кабинет для руководителя. Координатор проектов или уполномоченное лицо может просматривать в режиме онлайн чем занимается каждый сотрудник на данном этапе. В автоматическом порядке производится подсчет трудочасов. Благодаря этому руководитель знает сколько времени ушло для работы над конкретным проектом. Дополнительно предусмотрена возможность фиксации опозданий, отработанного времени, переработок, представитель работодателя знает во сколько сотрудник начал свою работу и когда именно ее завершил.
• Взаимодействие с сотрудниками. Работники каждый час, два или раз в день заполняют форму в свободном формате. Само по себе приложение работает автономно, висит в трее и появляется в определенное время. Нет необходимости напоминать сотруднику о том, чтобы он что-то заполнил. Время заполнения отчета можно корректировать.

Координатор бизнес-проектов может легко переключаться между сотрудниками, отделами и командами, контроль может осуществляться одновременно над несколькими задачами. Предусмотрена функция вывода информации в процентном соотношении, что в последующем позволяет прогнозировать и устанавливать количество потраченного времени на проект в месяц.

Онлайн-сервис WorkApp содержит лучшие практики и продуманные процессы управления. Вы сможете оптимизировать все процессы в бизнесе, сделать их более продуктивными несмотря на человеческий фактор. Полный контроль в ваших руках!