Альтернатива Kickidler и Yaware: учёт рабочего времени без слежки и скриншотов

Kickidler и Yaware знают как программы контроля сотрудников: они сами фиксируют, что человек делает за компьютером, и показывают руководителю активность, программы, сайты и снимки экрана. Многим компаниям нужен ответ на более простой вопрос — сколько часов ушло на какие проекты, — и следить за экраном для этого не хочется. Разберём, чем мониторинг отличается от учёта времени, когда он действительно нужен и как вести учёт часов без скриншотов и записи экрана.

Два подхода к учёту рабочего времени

Все программы, которые помогают руководителю понять, чем занята команда, устроены по одному из двух принципов.

Мониторинг активности. Программа работает на компьютере сотрудника в фоне и сама собирает данные: какие окна открыты, на каких сайтах человек, когда двигалась мышь и нажимались клавиши, сколько было простоя. К этому обычно добавляются снимки экрана или видеозапись. Руководитель видит картину без участия сотрудника, а сотрудник знает, что за ним наблюдают.

Учёт по самоотчёту. Сотрудник сам отмечает, над чем работал: запускает таймер, заполняет таймшит или отвечает на вопрос программы. Данные беднее, зато в них ровно то, что важно для управления: проект, клиент, задача, часы.

Kickidler и Yaware относятся к первому классу. Конкретный набор функций у них свой и со временем меняется, поэтому за точным описанием возможностей и тарифов лучше идти к производителям. Здесь важен сам принцип: данные собираются автоматически, наблюдением за экраном и активностью.

Когда мониторинг действительно нужен

Справедливо сказать, что у программ мониторинга есть свои задачи, и там их ничем не заменить:

• Информационная безопасность. Если компания работает с чувствительными данными и должна расследовать инциденты, ей нужны средства, которые фиксируют действия пользователей. Учёт часов этого не умеет и не должен.
• Работа с жёсткими требованиями к процессу. Там, где каждое действие оператора должно быть зафиксировано, например по требованиям заказчика, самоотчёта недостаточно.
• Проверка конкретного подозрения. Иногда руководителю нужно разобраться в одной ситуации, а не наблюдать за всеми постоянно.

Если ваша задача из этого списка, вам нужен мониторинг или специализированная система защиты от утечек, и WorkApp её не заменит.

Почему компании ищут вариант без слежки

Чаще мониторинг ставят не ради безопасности, а чтобы понять, чем занята команда и сколько времени уходит на проекты. Для этой задачи у слежки есть ощутимая цена.

Доверие

Скриншоты и запись экрана сотрудники почти всегда воспринимают как недоверие. Сильные специалисты, особенно дизайнеры, разработчики и юристы, спокойно уходят туда, где за ними не смотрят. Внедрение, которое команда воспринимает в штыки, будут обходить, и цифры в отчётах станут хуже, а не лучше.

Активность не равна работе

Программа видит движение мыши и открытые окна, но не видит, что человек думает над архитектурой, разговаривает с клиентом по телефону или рисует схему на бумаге. Зато она видит активность, когда человек просто листает документ. В итоге руководитель получает процент «продуктивного времени», который плохо связан с результатом, а сотрудники быстро учатся этот процент поддерживать.

Лишние персональные данные

Снимок экрана захватывает всё, что на нём было: личную переписку, банковское приложение, медицинские записи, документы клиентов. Компания становится хранителем данных, которые ей не нужны. Сведения о работниках — персональные данные, и их обработка регулируется законом № 152-ФЗ «О персональных данных». Если мониторинг всё же вводится, юристы обычно советуют закрепить его в локальном акте и ознакомить сотрудников под подпись. Как это сделать в вашей компании, лучше обсудить с юристом.

Вопрос, на который нужен ответ

Чтобы выставить клиенту счёт по часам, посчитать себестоимость проекта или понять, кто перегружен, нужно знать проект и часы. Список открытых сайтов и процент активности на эти вопросы не отвечают, их всё равно придётся переводить в «сколько часов ушло на клиента».

Как устроен учёт времени без слежки в WorkApp

WorkApp — учёт рабочего времени по самоотчёту, но такой, где самоотчёт не превращается в дополнительную работу.

• Утром сотрудник нажимает «Начать рабочий день».
• Каждый час, ровно в :00, программа показывает напоминание и окно записи: проект (обязательно) и описание задачи (по желанию). Если человек продолжает то же, кнопка «Скопировать данные» подставит прошлую запись.
• Если час не заполнен, через 15 минут окно откроется ещё раз поверх остальных.
• В конце дня сотрудник нажимает «Завершить рабочий день», видит записи за день и может их поправить.

Чего WorkApp не делает: не делает скриншоты, не записывает экран, не собирает список программ и сайтов, не считает клики, нажатия клавиш и простой. В кабинет уходит только то, что сотрудник написал сам, и отметки начала и конца рабочего дня.

Что видит руководитель: календарь каждого сотрудника на месяц по часам с проектом и задачей за каждый час, время последнего изменения записи, «Визуализацию» с часами за месяц и десятью главными проектами в процентах и выгрузку месяца в таблицу для Excel. Пустой час руководитель может дописать сам, неточную запись — поправить.

Подробнее о подходе — на странице «Учёт рабочего времени без слежки».

Сравнение подходов

Это сравнение принципов, а не конкретных продуктов: возможности Kickidler и Yaware уточняйте у производителей.

Как сохранить управляемость без слежки

Частый страх при отказе от мониторинга — «перестанем понимать, что происходит». На деле управляемость держится не на скриншотах, а на нескольких простых практиках.

Договорённости о результате

Для каждого сотрудника понятно, что он должен сделать за неделю или месяц: задачи, сроки, качество. Учёт часов показывает, сколько времени на это ушло, а результат проверяется по самой работе. Мониторинг активности этот вопрос не закрывает: можно весь день быть «активным» и не сделать ничего важного.

Регулярный взгляд на календари

Достаточно раз в неделю открыть календари сотрудников в кабинете: заполнены ли часы, на какие проекты они уходят, нет ли перекоса. Это занимает минуты и даёт больше, чем ежедневный просмотр снимков экрана.

Сверка часов с результатом

Если на задачу записано много часов, а результата нет, это видно сразу, и об этом можно поговорить. Если часы систематически не заполняются, это тоже сигнал: человек перегружен, не понимает, зачем учёт, или работает над чем-то, о чём руководитель не знает.

Разговор вместо наблюдения

Когда в отчёте что-то не сходится, лучший инструмент — короткий разговор. Учёт часов даёт для него конкретный повод: «на этот проект ушло вдвое больше, чем мы планировали, давай разберёмся почему». Такой разговор полезнее, чем молчаливый просмотр записи экрана.

Если команда работает удалённо, эти практики важнее вдвойне. Подробнее — на странице «Как контролировать удалённых сотрудников».

Что делать с данными прежнего мониторинга

После отказа от программы мониторинга у компании остаются собранные снимки экрана, записи и журналы активности. Это персональные данные сотрудников, а иногда и сведения о третьих лицах, попавшие в кадр. Хранить их «на всякий случай» рискованно. Решите вместе с юристом, что из этого действительно нужно сохранить и на какой срок, а остальное удалите. Сотрудникам стоит прямо сказать, что сбор прекращён: это часть восстановления доверия.

Как перейти с мониторинга на учёт часов

1. Сформулируйте, зачем нужны данные. Если ответ «счета клиентам, себестоимость проектов, загрузка команды» — учёта часов по проектам достаточно.
2. Расскажите команде, что меняется. Что скриншотов больше нет, что записывать нужно проект и задачу раз в час и зачем это компании. Это лучший момент вернуть доверие, если оно пострадало.
3. Договоритесь о названиях проектов. Поле «Проект» свободное, поэтому один клиент должен называться одинаково у всех. Если за час было несколько проектов, их пишут через запятую, и час делится между ними поровну.
4. Подключите сотрудников. Войдите в кабинет WorkApp по email, добавьте сотрудников, установите программу на их компьютеры с Windows. Пошаговая инструкция.
5. Через месяц посмотрите на цифры. Часы по проектам в «Визуализации» и выгрузке — основа для счетов, расчёта себестоимости и отчёта о загрузке сотрудников.

Вопросы, которые стоит задать себе до выбора

Прежде чем менять одну программу на другую, полезно честно ответить на несколько вопросов. Они помогают понять, какой инструмент нужен на самом деле.

• Какое решение я хочу принимать по этим данным? Выставить счёт, посчитать себестоимость, перераспределить работу, нанять человека? Если решение про проекты и часы, нужен учёт часов. Если про безопасность, нужен другой класс систем.
• Как часто я реально смотрю отчёты? Если снимки экрана копятся месяцами без просмотра, они не управляют ничем, а только создают риски хранения.
• Что думает об этом команда? Спросите напрямую. Если учёт воспринимают как наказание, данные будут хуже, чем если его понимают как способ показать, сколько работы сделано.
• Сколько времени у сотрудников уходит на учёт? У мониторинга — нисколько, у таймера — постоянная дисциплина «старт/стоп», у отметки раз в час — несколько секунд в час.
• На каких компьютерах работает команда? Это определит выбор сильнее, чем список функций.

Если по этим ответам выходит «нужны часы по проектам, без лишнего контроля и без лишних усилий команды», учёт по самоотчёту раз в час — подходящий вариант.

Кому WorkApp не подойдёт

• тем, кому нужен контроль действий за компьютером, расследование инцидентов или защита от утечек;
• командам на macOS и Linux: программа для сотрудников сейчас есть только для Windows 10 и 11;
• тем, кому нужна точность до минуты;
• тем, кому нужны готовые отчёты по всей команде сразу: статистика строится по каждому сотруднику.

Если вы уходите не только от мониторинга, но и от зарубежного тайм-трекера, прочитайте также «Чем заменить Toggl и Clockify». А если нужна просто бесплатная замена трекеру для команды — страницу «Бесплатный тайм-трекер для команды».

WorkApp сейчас бесплатный, без ограничений по числу сотрудников и без привязки карты. Кнопка «Попробовать» внизу страницы открывает вход по email.