Бесплатный тайм-трекер для команды без таймера и слежки

Тайм-трекер нужен команде, чтобы ответить на простые вопросы: сколько часов ушло на проект, какой клиент съедает больше времени, чем платит, кто перегружен, а у кого есть запас. Проблема в том, что большинство трекеров платные за каждого пользователя, а бесплатные тарифы урезаны по числу участников или отчётам. Команда из десяти человек быстро упирается в лимит.

WorkApp — бесплатный тайм-трекер для команды без ограничений по числу сотрудников. Он устроен иначе, чем привычные трекеры с кнопкой «старт/стоп»: таймер запускать не нужно, программа сама раз в час спрашивает сотрудника, над чем он работал. Руководитель видит часы каждого по проектам в календаре и может выгрузить месяц в Excel.

Что значит «бесплатно» в WorkApp

Сейчас WorkApp бесплатный целиком. Нет тарифов, у которых урезаны отчёты, нет лимита в три или пять человек, нет пробного периода, после которого всё отключится, и не нужно привязывать карту. Сотрудники добавляются в кабинете без ограничений: имя и должность, ключ для подключения кабинет создаст сам.

Это не значит, что WorkApp умеет всё, что умеют платные трекеры. Честно о границах ниже, чтобы вы сразу поняли, подходит ли он вашей команде.

Кому подходит

• Командам, которые работают на проектах и клиентах: веб-студиям и агентствам, дизайнерам и разработчикам, юристам и консультантам, переводчикам, бухгалтерии на аутсорсе.
• Тем, кто хочет понимать себестоимость. Часы по проекту, умноженные на стоимость часа сотрудника, показывают, окупился ли проект. Как посчитать себестоимость проекта.
• Тем, кто выставляет счета по часам. Выгрузка месяца даёт детализацию «дата, время, проект, задача». Как выставить счёт по часам.
• Удалённым и смешанным командам. Сотрудники из других городов и фрилансеры подключаются так же, как офис: по ключу. Один ключ работает на разных компьютерах.
• Тем, кому не нужна слежка. WorkApp не делает скриншоты и не записывает экран, поэтому команда не воспринимает учёт как контроль. Подробнее об учёте без слежки.

Кому WorkApp не подойдёт

• командам на macOS и Linux: программа для сотрудников сейчас есть только для Windows 10 и 11;
• тем, кому нужна точность до минуты и таймер по каждой задаче;
• тем, кому нужны готовые отчёты по проекту сразу по всей команде: статистика строится по каждому сотруднику, итог по проекту складывается из их выгрузок;
• тем, кому нужны интеграции с таск-трекерами, CRM или бухгалтерией;
• тем, кто работает без интернета: запись отправляется в кабинет в момент сохранения.

Как командам договориться о записях

Трекер полезен ровно настолько, насколько единообразно в нём пишут. Поле «Проект» свободное, поэтому до старта стоит договориться о нескольких правилах:

• писать проект одинаково: «Ромашка», а не то «Ромашка», то «ООО Ромашка», то «ромашка сайт». Иначе в «Визуализации» один клиент разъедется на три строки;
• если за час было два проекта, перечислять их через запятую: час поделится между ними поровну. Точка с запятой и косая черта тоже делят час, поэтому в названиях их лучше не использовать;
• обед и перерывы отмечать словом «Обед» в поле «Проект», чтобы в календаре было видно, что это не потерянный час;
• внутренние дела называть понятно: «Планёрка», «Обучение», «Внутренний проект». Это тоже часы команды, и их полезно видеть.

Подробнее о том, что записывать и как пользоваться таблицей часов, — в статье «Таймшит: как вести учёт рабочего времени команды».

Как запустить трекер в команде за утро

1. Войдите в кабинет по email. Пароль не нужен: на почту придёт код, первый вход и есть регистрация.
2. Добавьте сотрудников. Имя и должность, ключ кабинет создаст сам. Часовой пояс компании задаётся в настройках.
3. Установите программу на компьютеры. Сотрудник может сделать это сам: скачать программу, ввести свой ключ и нажать «Начать рабочий день». Скачать для Windows.
4. Через неделю откройте календари. Посмотрите, все ли часы заполнены и одинаково ли называются проекты. Поправьте договорённости, если нужно.
5. В конце месяца откройте «Визуализацию». Десять главных проектов каждого сотрудника и часы за месяц — первые цифры для разговора о загрузке и себестоимости. Как посчитать загрузку сотрудников.

Пошаговая инструкция с видео: с чего начать.