Как посчитать загрузку сотрудников и составить отчёт о загрузке

Загрузка сотрудников показывает, какую часть рабочего времени команда тратит на работу, а какая остаётся свободной или уходит неизвестно куда. По ней решают, брать ли новый проект, нанимать ли ещё одного человека и кого разгрузить, пока он не выгорел. Разберём формулу, норму часов, пример расчёта и то, как собрать отчёт о загрузке по фактическим часам, а не по ощущениям.

Что такое загрузка сотрудника

Загрузка — это доля рабочего времени, которую сотрудник фактически потратил на задачи. Если из 160 доступных часов месяца 136 ушли на проекты и внутренние дела, загрузка 85 %. Оставшиеся 15 % — это время, которое не попало в учёт: перерывы, переключения между задачами, ожидание, или просто незаписанная работа.

Часто путают два показателя:

• Загрузка — сколько времени занято любой работой: клиентской, внутренней, обучением.
• Оплачиваемая загрузка (в консалтинге и агентствах её называют утилизацией) — сколько времени ушло на работу, за которую платит клиент.

В небольшой команде загрузку обычно «чувствуют»: кажется, что все заняты, и новый проект брать страшно. Но ощущение занятости и фактические часы часто расходятся. Один человек тонет в мелких задачах, другой ждёт согласований, третий половину недели тратит на внутренние дела. Пока нет цифр, решения о найме, ценах и сроках принимаются наугад, а разговор о перегрузке превращается в спор мнений.

Сотрудник может быть загружен на 100 %, но оплачиваемая загрузка у него будет 40 %, потому что остальное время ушло на внутренние совещания и переделки. Для компании, которая продаёт время, второй показатель часто важнее первого.

Формула загрузки

Базовая формула:

Загрузка, % = Фактические часы на задачи ÷ Доступное время × 100 %

Оплачиваемая загрузка считается так же, только в числителе часы на клиентские проекты:

Оплачиваемая загрузка, % = Оплачиваемые часы ÷ Доступное время × 100 %

Обе цифры имеют смысл только за период: неделю, а лучше месяц. За один день загрузка скачет слишком сильно, чтобы делать выводы.

Как посчитать доступное время

Доступное время — это норма рабочего времени за период минус дни, когда сотрудник законно отсутствовал.

Норма по производственному календарю

При пятидневной неделе и восьмичасовом дне норма месяца — количество рабочих дней по производственному календарю, умноженное на 8. По статье 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю, а по статье 95 ТК РФ рабочий день накануне нерабочего праздничного дня короче на один час. Поэтому, например, в месяце с 22 рабочими днями без предпраздничных норма 176 часов, а если один из дней предпраздничный — 175.

Если у сотрудника неполный день или свой график, норму считают по его графику.

Вычтите отсутствия

Отпуск, больничный, командировка, если она не считается рабочим временем на проекте, — всё это уменьшает доступное время. Если этого не сделать, человек, который две недели был в отпуске, получит загрузку 50 % и попадёт в «недогруженные», хотя работал в полную силу. Данные об отсутствиях проще всего взять из табеля. О том, как он устроен, — в статье «Табель учёта рабочего времени: как вести и где скачать шаблон Excel».

Где взять фактические часы

Это самое трудное место. Загрузку часто считают по оценкам задач в таск-трекере или по ответам сотрудников в конце месяца, и тогда она выходит «примерно». Чтобы цифре можно было доверять, нужны часы, записанные по ходу работы.

В WorkApp их записывают сами сотрудники, но без лишних усилий: программа на компьютере каждый час, ровно в :00, спрашивает, над каким проектом человек работал, и он отвечает в пару слов. Если час не заполнен, через 15 минут окно откроется ещё раз. Таймер запускать не нужно, скриншотов и слежки нет.

В кабинете руководителя для расчёта загрузки есть два отчёта:

• «Визуализация» в календаре сотрудника. Показывает, сколько часов записано за месяц, и десять главных проектов сотрудника с часами и долей в процентах. Если в один час человек работал над несколькими проектами, час делится между ними поровну.
• «Скачать» в календаре сотрудника. Выгружает месяц в таблицу, которая открывается в Excel: сетка часов по дням и список «дата, время, проект, задача». Из него удобно считать оплачиваемые часы: отфильтровать клиентские проекты и сложить.

Одна тонкость: если сотрудники отмечают перерывы словом «Обед» в поле проекта, эти часы попадают в общее число записанных часов. Перед расчётом загрузки вычтите их: «Обед» будет виден в списке главных проектов со своим количеством часов.

Готового отчёта по загрузке всей команды в WorkApp нет: статистика строится по каждому сотруднику. Сводная таблица по команде собирается из этих цифр за несколько минут, как в примере ниже.

Пример расчёта

Небольшая студия, четыре человека, месяц с нормой 168 часов. Цифры условные.

Что видно из такой таблицы:

• Разработчик неделю был в отпуске, но за оставшееся время загружен почти полностью. Без учёта отсутствий его загрузка была бы 71 %, и вывод был бы неверным.
• Менеджер проектов занят весь месяц, но клиентам продаётся меньше половины его времени. Это нормально для роли, но если он же должен вести новые проекты, свободного времени у него нет.
• У маркетолога записано заметно меньше часов, чем у остальных. Это повод не для выговора, а для разговора: может быть, задач не хватает, а может быть, часть работы не попадает в учёт.
• Командная загрузка 85 % при оплачиваемой 62,5 % показывает, сколько времени уходит на внутреннее. Если эта разница растёт от месяца к месяцу, пора разбираться, на что именно.

Загрузка по проектам: куда уходит время

Одна цифра загрузки говорит, сколько человек занят, но не говорит чем. Вторая половина отчёта — распределение часов по проектам. В WorkApp оно видно прямо в «Визуализации»: десять главных проектов сотрудника за месяц с часами и долей в процентах.

На что смотреть в этом распределении:

• Внутренние проекты. Планёрки, обучение, переписка, «Внутреннее». Если они занимают треть месяца, это не обязательно плохо, но это время не продаётся, и его надо закладывать в цену проектов.
• Один клиент забирает непропорционально много. Особенно если он платит фиксированную сумму. Это повод пересмотреть договор или порядок работы с ним.
• Длинный хвост мелких проектов. Много проектов по одному-два часа означают постоянные переключения. Часть этих часов на самом деле уходит на то, чтобы войти в контекст.

Чтобы распределение было точным, проекты в учёте должны называться одинаково у всех. Если один пишет «Ромашка», а другой «ООО Ромашка», в статистике получатся два проекта.

Типичные ошибки при расчёте

• Не вычитают отсутствия. Отпуск и больничный превращаются в «низкую загрузку», и выводы получаются неверными.
• Считают по оценкам задач, а не по фактическим часам. Оценка показывает план, а не то, что было. Если задача оценена в 4 часа, а заняла 10, загрузка по оценкам будет занижена.
• Сравнивают разные роли по одной цифре. Менеджер и исполнитель загружены по-разному по самой природе работы.
• Делают из загрузки KPI с наказанием. Как только за низкую цифру наказывают, часы начинают дописывать, и отчёт перестаёт что-либо показывать. Загрузка — инструмент планирования, а не оценки человека.
• Смотрят на одну неделю. За неделю загрузка зависит от случайностей: сдача проекта, болезнь, праздники. Решения стоит принимать по месяцам.

Какая загрузка нормальная

Единого норматива нет, и любая конкретная цифра «правильной загрузки» — договорённость внутри компании, а не закон. Несколько соображений, которые помогают её выбрать:

• 100 % — не цель. Если человек занят каждую минуту, у него нет запаса на срочные задачи, болезни коллег и простые переключения между делами. Постоянная загрузка выше 100 % означает переработки.
• Разные роли — разные ориентиры. У исполнителя на клиентских проектах оплачиваемая загрузка должна быть высокой, у руководителя или менеджера она по определению ниже.
• Важнее тренд, чем месяц. Одна высокая цифра бывает в сдачу проекта. Три месяца подряд — повод перераспределить работу или нанять.
• Низкая загрузка — вопрос к учёту. Прежде чем делать выводы о человеке, проверьте, все ли часы у него записаны.

Как собрать отчёт о загрузке в WorkApp

1. Откройте кабинет и календарь первого сотрудника за прошедший месяц.
2. Нажмите «Визуализация» и запишите, сколько часов записано за месяц. Если среди главных проектов есть «Обед», вычтите его часы.
3. Чтобы посчитать оплачиваемую загрузку, нажмите «Скачать», откройте файл в Excel и сложите часы по клиентским проектам. Удобно скопировать подробный список на лист «Таймшит» шаблона табеля: справа он сам посчитает часы по каждому проекту.
4. Повторите для остальных сотрудников.
5. Сведите цифры в таблицу, как в примере выше: норма, отсутствия, доступное время, записанные часы, загрузка.
6. Сравните с прошлым месяцем. Отчёт о загрузке полезнее всего как серия, а не как разовый снимок.

Если сотрудники ещё не записывают часы, начните с этого: войдите в кабинет по email, добавьте сотрудников и установите программу на их компьютеры с Windows. Через месяц у вас будут первые цифры. Пошагово: с чего начать.

Что делать с результатами

• Перераспределить работу. Если один перегружен, а другой нет, часть задач можно передать, и это видно не по ощущениям, а по цифрам.
• Принять решение о новом проекте. Свободные часы команды — это ёмкость, которую можно продать. Если её нет, новый проект означает переработки или срыв сроков.
• Обосновать найм. Несколько месяцев высокой загрузки — понятный аргумент для собственника.
• Пересчитать цены. Если оплачиваемая загрузка низкая, а внутренние часы растут, себестоимость проектов выше, чем кажется. Как посчитать себестоимость проекта по часам сотрудников.
• Договориться с клиентами. Если постоянный клиент съедает больше часов, чем оплачивает, это видно в его проекте. Как выставить счёт по фактическим часам.

WorkApp бесплатный и без ограничений по числу сотрудников. Учёт часов по проектам для всей команды можно начать сегодня: кнопка «Попробовать» внизу страницы открывает вход по email.