Учёт рабочего времени юриста и консультанта по часам

В юридической фирме и консалтинге продают время. Даже если с клиентом договорились о фиксированной сумме, внутри её всё равно меряют часами: сколько ушло на договор, на переговоры, на подготовку к заседанию, на «пару вопросов по телефону». Без учёта часов фирма не знает, какие клиенты приносят деньги, а какие только кажутся выгодными, и с трудом объясняет клиенту, за что выставлен счёт.

WorkApp помогает вести почасовой учёт без лишней дисциплины: юрист не запускает таймер, программа сама раз в час спрашивает, по какому клиенту или делу он работал. В конце месяца у руководителя есть часы каждого сотрудника по клиентам и выгрузка для отчёта к счёту.

Как организовать почасовой учёт в юридической фирме

Договоритесь о названиях клиентов и дел

Поле «Проект» свободное. Это удобно, но требует договорённости: если один юрист пишет «Ромашка», а другой «ООО Ромашка», в статистике это будут два разных клиента. Составьте короткий список клиентов и дел в том написании, которое все используют. Для дел удобно писать клиента и предмет через тире: «Ромашка — поставка», «Ромашка — суд». Косую черту, запятую и точку с запятой в названиях не используйте: программа считает их разделителями нескольких проектов.

Решите, что считать оплачиваемыми часами

Не всё время юриста можно выставить клиенту. Обучение, внутренние совещания, работа над шаблонами, поиск новых клиентов — это тоже часы, но платит за них фирма. Записывайте их отдельными проектами: «Обучение», «Внутреннее», «Маркетинг». Тогда в конце месяца видно и оплачиваемые часы, и то, сколько времени уходит на всё остальное.

Определитесь с точностью

Во многих фирмах время выставляют с шагом в десятую или четверть часа. WorkApp считает время с точностью до часа: в каждом часе записано, по какому делу работал юрист. Если для счёта нужны минуты, их можно указать в описании задачи, например «звонок клиенту, 20 мин», но складывать минуты программа не будет. Для управленческого учёта — какие клиенты окупаются и кто перегружен — часовой точности обычно достаточно.

Подумайте о конфиденциальности описаний

В WorkApp попадает только то, что сотрудник сам напишет в полях записи: скриншотов, записи экрана и списков открытых документов нет. Если даже краткое описание работы может быть чувствительным, используйте внутренние номера дел и короткие формулировки без подробностей. Какие сведения можно записывать в учётные системы, решают правила вашей фирмы.

Отчёт о часах к счёту клиенту

Детализация часов снимает большую часть вопросов к почасовому счёту: клиент видит не одну цифру, а список работ по датам. В WorkApp она собирается так:

1. В календаре сотрудника за нужный месяц нажмите «Скачать». Выгрузится файл с таблицей, который открывается в Excel: сетка часов по дням и список «дата, время, проект, задача».
2. В Excel отфильтруйте строки нужного клиента или дела.
3. Если по клиенту работали несколько юристов, сведите строки из их выгрузок в одну таблицу и посчитайте итог.
4. Умножьте часы на ставку и приложите таблицу к счёту или акту.

Подробнее о том, о чём договориться с клиентом заранее и что приложить к счёту, — в статье «Как выставить клиенту счёт по фактически отработанным часам». Если нужно понять, окупается ли клиент при фиксированной цене, пригодится расчёт себестоимости по часам сотрудников.

Чего в WorkApp нет

Чтобы вы сразу понимали, подходит ли сервис вашей фирме:

• программа для сотрудников работает только на Windows 10 и 11, версий для macOS и Linux пока нет;
• время учитывается с точностью до часа, таймера по минутам нет;
• статистика и выгрузка строятся по каждому сотруднику, общий отчёт по клиенту за всю фирму собирается из выгрузок вручную;
• интеграций с системами ведения дел и бухгалтерией нет;
• для записи нужен интернет: запись отправляется в кабинет в момент сохранения.

Если это не мешает, начните с небольшой группы: два-три юриста в течение месяца. Этого хватит, чтобы увидеть первые цифры по клиентам. Сервис бесплатный, без ограничений по числу сотрудников, вход по коду из письма. Пошагово: с чего начать.