Как посчитать себестоимость проекта по часам сотрудников

25 сентября, 2026

Проект закрыт, клиент доволен, деньги пришли. Заработали ли вы на нём? Чтобы ответить честно, нужно знать себестоимость проекта: сколько стоило компании время всех, кто над ним работал. Для агентств, студий и любых команд, которые продают свой труд, это главная статья расходов.

Из чего складывается себестоимость проекта

Для команды, которая продаёт работу людей, формула простая:

Себестоимость = сумма (часы сотрудника на проекте × стоимость его часа) + доля накладных расходов.

В ней три величины, и каждую легко посчитать неправильно: часы, стоимость часа и накладные.

Как посчитать стоимость часа сотрудника

Стоимость часа определяется не ставкой из договора, а тем, во что час сотрудника обходится компании:

возьмите месячную зарплату вместе со страховыми взносами (их ставку для вашей компании подскажет бухгалтер);
разделите на число часов, которые сотрудник реально работает над проектами за месяц.

Второе число важнее, чем кажется. При пятидневке в месяце в среднем от 160 до 170 рабочих часов (в январе и мае заметно меньше), но часть из них уходит на внутренние встречи, обучение и задачи без клиента. Если делить на все рабочие часы месяца, стоимость часа окажется заниженной, и проекты будут казаться выгоднее, чем есть.

Пример расчёта

Возьмём небольшой проект: сайт-визитка для клиента за 120 000 ₽. Для простоты считаем, что каждый сотрудник работает над проектами 160 часов в месяц.

Дизайнер: 120 000 ₽ в месяц со взносами, это 750 ₽ в час. На проект ушло 30 часов: 22 500 ₽.
Разработчик: 160 000 ₽ в месяц, это 1 000 ₽ в час. На проект ушло 60 часов: 60 000 ₽.
Менеджер проекта: 96 000 ₽ в месяц, это 600 ₽ в час. На проект ушло 12 часов: 7 200 ₽.

Итого 102 часа и 89 700 ₽ прямых затрат. Накладные расходы (аренда, сервисы, бухгалтерия, руководитель) возьмём условно в 20 %: ещё 17 940 ₽. Себестоимость проекта: 107 640 ₽.

Проект продан за 120 000 ₽, маржа 12 360 ₽, около 10 %. А по смете разработчик должен был уложиться в 40 часов, и тогда себестоимость была бы 83 640 ₽, а маржа 36 360 ₽, около 30 %. Двадцать лишних часов одного человека съели две трети прибыли.

Где взять часы

Больше всего ошибок в расчёт вносят часы. Если их восстанавливают в конце месяца по памяти, себестоимость получается такой, какой её хочется видеть. Чтобы часы были настоящими, их нужно записывать по ходу работы:

каждый сотрудник отмечает, на какой проект ушло время, а не только общее число часов;
записывать нужно часто: через час человек помнит, что делал, через неделю уже нет;
мелкие задачи и созвоны по проекту тоже входят в его часы, терять их нельзя.

В WorkApp это устроено так: каждый час в :00 программа спрашивает сотрудника, над каким проектом он работал. В кабинете руководителя кнопка «Визуализация» показывает часы сотрудника за месяц и десять главных проектов с долей в процентах, а выгрузку месяца можно открыть в Excel. Чтобы получить часы проекта на всю команду, возьмите часы по проекту из выгрузок сотрудников и умножьте часы каждого сотрудника на стоимость его часа. Подробнее: учёт рабочего времени по проектам.

Частые ошибки

Считать по смете, а не по факту. Смета показывает, сколько проект должен был стоить. Себестоимость показывает, сколько он стоил.
Забывать про менеджмент. Переписка с клиентом, созвоны и согласования тоже входят в часы проекта, и часто их больше, чем кажется.
Не учитывать правки после сдачи. Проект «закрыт», но ещё месяц приходят мелкие доработки. Если их не записывать под этим проектом, себестоимость окажется заниженной.
Делить на все рабочие часы месяца. Стоимость часа нужно считать от часов, которые реально уходят на проекты.

Что делать с результатом

Себестоимость нужна не для отчёта, а для решений. Сравните её с ценой по нескольким проектам и посмотрите, какие типы работ и какие клиенты приносят деньги, а какие только загружают команду. Следующую смету считайте по фактическим часам похожего проекта, а не по оптимистичной оценке. А клиентам на почасовой оплате приложите к счёту детализацию: как выставить счёт по фактически отработанным часам.