Таймшит: что это и как вести учёт рабочего времени команды

Таймшитом (от английского timesheet) называют таблицу, в которой сотрудник отмечает, сколько времени и на что он потратил за день или неделю. В агентствах, студиях, юридических и консалтинговых компаниях таймшит нужен, чтобы понимать, на какие проекты и клиентов на самом деле уходят часы команды.

Чем таймшит отличается от табеля

Табель учёта рабочего времени (например, по формам Т-12 или Т-13) нужен бухгалтерии. Он отвечает на вопрос, сколько часов человек отработал и сколько ему заплатить.

Таймшит нужен руководителю проекта и владельцу бизнеса. Он отвечает на другой вопрос: на что ушли эти часы. Два сотрудника с одинаковым табелем в 168 часов могут принести компании совершенно разные деньги, если один весь месяц работал на платного клиента, а другой на внутренние задачи и бесконечные созвоны.

Что должно быть в таймшите

Минимальный набор полей, без которого таймшит бесполезен:

• дата и время: когда выполнялась работа;
• проект или клиент: на кого работали, это главное поле для всех расчётов;
• задача: что именно делали, пригодится для детализации в счёте и для оценки похожих работ;
• сотрудник: чьи это часы, чтобы потом умножить их на стоимость часа.

Всё остальное (оплачиваемая работа или нет, этап проекта, отдел) можно добавить позже. Чем больше полей, тем реже таймшит заполняют честно.

Как часто заполнять

От частоты заполнения точность таймшита зависит сильнее, чем от формы.

• Раз в неделю. Самый распространённый и самый неточный вариант. В пятницу никто не помнит, что делал во вторник после обеда, и таймшит превращается в правдоподобную выдумку: 8 часов в день, ровно по 2 часа на проект.
• В конце дня. Уже лучше, но мелкие задачи и переключения между проектами к вечеру забываются.
• Каждый час. Точнее всего: за час человек ещё помнит, чем был занят, а на запись одной строки уходит несколько секунд.

Почему таблица в Excel перестаёт работать

Таймшит в таблице Excel кажется бесплатным решением, но когда в команде больше трёх-пяти человек, у него появляются одни и те же проблемы:

• его заполняют задним числом, потому что никто не напоминает;
• файл живёт в нескольких копиях, и в конце месяца их нужно сводить;
• руководитель видит результат, только когда месяц уже закончился.

Как устроен таймшит в WorkApp

В WorkApp таймшит заполняется почти без усилий со стороны сотрудника. Утром он нажимает «Начать рабочий день». Каждый час в :00 в углу экрана появляется напоминание, и по нему открывается окно записи: сотрудник пишет проект и, если нужно, описание задачи. Если он продолжает то же самое, кнопка «Скопировать данные» подставляет прошлую запись. Если час не заполнен, через 15 минут окно открывается само.

Руководитель видит в кабинете календарь каждого сотрудника по часам и десять главных проектов за месяц с долей в процентах. Месяц по сотруднику выгружается в таблицу, которую можно открыть в Excel: дата, время, проект, задача.

Подробнее о том, что можно посчитать по этим данным: учёт рабочего времени по проектам.

С чего начать

1. Договоритесь с командой, что писать в поле «Проект»: название клиента или направления. Одно и то же название у всех («Улыбка», а не то «стоматология», то «Улыбка сайт») сэкономит часы при подсчёте.
2. Решите, как отмечать внутреннюю работу: например, «Внутреннее», «Обучение», «Обед».
3. Первый месяц не делайте выводов о людях. Смотрите на проекты и клиентов: обычно уже в первые недели находится клиент, который съедает вдвое больше часов, чем оплачивает.

Пошаговая инструкция по подключению команды: с чего начать.