Отчёт о проделанной работе: как составить ежедневный и еженедельный отчёт сотрудника
Отчёт о проделанной работе нужен, чтобы руководитель понимал, что сделано, что застряло и что будет дальше, не созывая для этого отдельную встречу. На практике отчёты часто превращаются в формальность: сотрудник пятнадцать минут сочиняет текст «работал над задачами», руководитель его не читает. Разберём, какие бывают отчёты, что в них писать, как выглядит хороший ежедневный и еженедельный отчёт и как сократить писанину, не теряя смысла.
Зачем нужен отчёт о проделанной работе
Хороший отчёт отвечает руководителю на четыре вопроса:
- Что сделано? Не чем человек был занят, а какой получен результат.
- Сколько времени ушло и на что? По проектам или клиентам: это нужно для планирования, расчёта себестоимости и счетов.
- Что мешает? Где работа стоит и чья помощь нужна.
- Что дальше? План на следующий день или неделю.
Если отчёт не отвечает ни на один из этих вопросов, он не нужен ни сотруднику, ни руководителю. Если отвечает только на первый, его, скорее всего, заменяет статус задач в таск-трекере.
Виды отчётов о проделанной работе
| Отчёт | Для чего | Что внутри | Объём |
|---|---|---|---|
| Ежедневный | Оперативное управление, удалённая команда, новые сотрудники | Сделано за день, проблемы, план на завтра | 3–7 строк |
| Еженедельный | Планирование недели, контроль проектов | Результаты по проектам, часы, риски, план | Полстраницы |
| За месяц | Итоги, премии, отчёт клиенту, расчёт загрузки | Итоги по целям и проектам, часы, цифры результата | 1–2 страницы |
| По проекту или этапу | Сдача этапа, отчёт заказчику | Что сделано по этапу, часы, отклонения от плана | По объёму этапа |
Ежедневный отчёт оправдан, когда задачи короткие и меняются каждый день, когда команда работает удалённо или когда сотрудник новый и руководителю важно быстро видеть, где он застревает. Для опытной команды с длинными проектами обычно хватает еженедельного.
Обязателен ли отчёт и есть ли единая форма
Единой формы отчёта о проделанной работе закон не устанавливает: компания определяет её сама. Если отчёты нужны регулярно, периодичность и формат лучше прописать в должностной инструкции или внутреннем регламенте и познакомить с ним сотрудников. Тогда отчёт — понятная часть работы, а не прихоть конкретного руководителя.
Структура отчёта
- Шапка. Кто, должность, за какой период.
- Результаты. Что сделано, по проектам или задачам. Глаголы совершенного вида: «отправил», «согласовал», «исправил», а не «занимался» и «работал над».
- Время. Сколько часов ушло на каждый проект или клиента. Можно округлять до часа.
- Проблемы и риски. Что не сделано и почему, где нужна помощь, что может сорвать срок.
- План. Что будет сделано в следующем периоде.
Образец ежедневного отчёта
Пример для дизайнера в агентстве (данные условные):
| Отчёт за 2 ноября. Иванова А., дизайнер | |
|---|---|
| Сделано | «Альфа»: отрисовала два варианта главной страницы, отправила менеджеру (4 ч). «Бета»: внесла правки в баннеры по замечаниям клиента, сдала (2 ч). Внутреннее: планёрка, разбор задач на неделю (1 ч). |
| Проблемы | По «Гамме» нет текстов от клиента, макет страницы «О компании» стоит. |
| Завтра | Мобильная версия главной для «Альфы»; если придут тексты — «Гамма». |
Такой отчёт читается за полминуты. Из него видно, что сделано, куда ушло время, какой проект стоит и почему.
Образец еженедельного отчёта
Еженедельный отчёт удобнее вести таблицей по проектам:
| Проект | Часы | Что сделано | Статус и риски | План на неделю |
|---|---|---|---|---|
| «Альфа», сайт | 18 | Главная и каталог утверждены | В срок | Карточка товара, корзина |
| «Бета», реклама | 9 | Баннеры на ноябрь сданы | Клиент просит третий круг правок сверх договора | Обсудить правки с менеджером |
| «Гамма», лендинг | 3 | Структура страницы | Нет текстов от клиента, срок под угрозой | Ждём тексты до среды |
| Внутреннее | 6 | Планёрки, портфолио | — | — |
Колонка «Часы» здесь не для контроля, а для управления. Видно, что «Бета» съедает время сверх договора, а по «Гамме» работа стоит не по вине исполнителя. Если такие отчёты копятся, по ним можно выставлять клиенту счёт по фактическим часам и считать, какие проекты на самом деле прибыльны.
Отчёт о проделанной работе за месяц
Месячный отчёт читают реже, но по нему принимают больше решений: о премиях, загрузке, ценах для клиентов, найме. Поэтому в нём важны не подробности, а итоги и цифры.
- Итоги по целям. Что было запланировано на месяц и что из этого выполнено. Невыполненное — с причиной.
- Часы по проектам и клиентам. Сводная таблица за месяц: сколько часов ушло на каждого клиента, сколько на внутренние задачи. По ней видно, какие проекты съедают время сверх договора.
- Измеримые результаты. Для продаж — сделки и выручка, для поддержки — закрытые обращения, для дизайна и разработки — сданные этапы. Только то, что действительно можно посчитать.
- Что мешало. Повторяющиеся проблемы месяца: долгие согласования, нехватка доступа, срочные задачи вне плана.
- План на следующий месяц. Три–пять пунктов, не больше.
Самая трудная часть месячного отчёта — часы. Если их собирают по памяти в последний день месяца, цифры получаются округлёнными «на глаз» и плохо годятся для счёта клиенту или расчёта загрузки. О том, как по этим часам считать загрузку команды, — в статье «Как посчитать загрузку сотрудников».
Отчёт удалённого сотрудника
В удалённой команде отчёт заменяет то, что в офисе видно само: кто чем занят и где застрял. Здесь особенно важны две вещи. Первая — проблемы в отчёте должны попадать к руководителю в тот же день, а не в пятничной сводке: удалённый сотрудник может полдня ждать ответа и никому об этом не сказать. Вторая — отчёт не должен превращаться в доказательство того, что человек весь день сидел за компьютером. Цель — видеть результат и препятствия, а не присутствие. Подробнее о том, как выстроить работу с удалёнными сотрудниками без слежки, — на странице «Удалённая работа».
Как писать отчёт: плохо и хорошо
| Плохо | Хорошо | Почему |
|---|---|---|
| Работал над сайтом | Сверстал каталог, отправил на проверку | Виден результат |
| Общался с клиентом | Согласовал с «Альфой» сроки этапа 2: до 20 ноября | Понятно, что изменилось |
| Были проблемы | Нет доступа к хостингу «Беты», жду от клиента с понедельника | Ясно, что мешает и кто может помочь |
| Много мелких задач | Пять мелких правок по «Гамме», 2 ч | Мелкие задачи тоже стоят времени, и это видно |
Частые ошибки руководителя
- Требовать длинный текст. Чем длиннее отчёт, тем больше в нём воды и тем меньше шансов, что его прочитают. Ограничьте объём.
- Не реагировать на отчёты. Если на проблему в отчёте никто не отвечает, в следующий раз о проблемах писать перестанут.
- Дублировать таск-трекер. Если статусы задач и так видны в системе, просить пересказать их текстом незачем. Спрашивайте то, чего в системе нет: время, риски, план.
- Превращать отчёт в доказательство занятости. Как только отчёт начинают читать как «докажи, что работал», он превращается в сочинение. Это вопрос доверия, а не формы.
- Просить восстановить время по памяти. В пятницу вечером никто честно не вспомнит, сколько часов во вторник ушло на каждого клиента. Цифры получаются «примерно», а решения по ним — неточными.
Как сократить писанину: часы записываются по ходу дня
Самая трудоёмкая и самая неточная часть отчёта — время по проектам. Её не нужно сочинять в конце дня, если часы записываются сразу, пока человек помнит, чем занимался.
Так работает WorkApp. Сотрудник утром нажимает «Начать рабочий день», и дальше программа на компьютере каждый час, ровно в :00, спрашивает, над каким проектом он работал. Ответ занимает несколько секунд: проект и, если нужно, короткое описание задачи. В конце дня сотрудник нажимает «Завершить рабочий день», программа показывает часы за день, и записи можно поправить, прежде чем закрыть день. Скриншотов и записи экрана нет.
Что получает руководитель:
- Ежедневный журнал без отдельного отчёта. Календарь сотрудника в кабинете показывает месяц по часам: проект и задача за каждый час. Пункт «сделано и сколько времени ушло» больше не нужно писать руками.
- Часы за неделю и месяц. Кнопка «Визуализация» показывает часы сотрудника за месяц и десять главных проектов с долей в процентах.
- Основа для месячного отчёта. Кнопка «Скачать» выгружает месяц в таблицу для Excel: сетка часов по дням и список «дата, время, проект, задача». Его можно отфильтровать по клиенту и приложить к отчёту или к счёту.
Чего WorkApp не делает: не пишет за сотрудника текст о результатах, проблемах и планах и не отправляет отчёты в мессенджер. Готового отчёта по всей команде тоже нет, статистика строится по каждому сотруднику. Но когда часы уже записаны, человеку остаётся написать две-три строки о том, что получилось, что мешает и что дальше. Такой отчёт пишут охотнее и читают внимательнее.
Если вы выбираете между таблицей и сервисом, сравните варианты в статье о таймшите: там разобраны поля учёта времени и то, почему таблица перестаёт работать в команде больше нескольких человек.
WorkApp бесплатный, без ограничений по числу сотрудников и без привязки карты. Программа для сотрудников работает на Windows 10 и 11. С чего начать: войти в кабинет по email, добавить сотрудников и установить программу. Кнопка «Попробовать» внизу страницы открывает вход.
