Как выставить клиенту счёт по фактически отработанным часам

Фиксированная цена удобна клиенту, но рискованна для исполнителя: если работа растянулась, разницу оплачивает команда. Почасовая оплата честнее для обеих сторон, но только если часы посчитаны точно, а клиент понимает, за что платит. Разберём, как выставлять счёт по фактически отработанным часам так, чтобы он не вызывал споров.

Когда оплата по часам уместна

• Поддержка и доработки. Объём заранее неизвестен: сегодня правка текста на пять минут, завтра новый раздел на два дня.
• Абонентское обслуживание. Клиент платит за пакет часов в месяц, а сверх пакета по ставке.
• Консультации, аудит, исследование. Результат трудно описать заранее, проще договориться о времени.
• Проекты с размытым заданием. Когда клиент сам ещё не знает, чего хочет, фиксированная цена почти всегда оборачивается убытком.

О чём договориться заранее

Большинство споров о почасовых счетах возникает не из-за цифр, а из-за того, что правила не были оговорены на старте. Зафиксируйте в договоре или в переписке:

• ставку: одна на всех или разная для дизайнера, разработчика, менеджера;
• минимальный шаг: считаете ли вы время с точностью до минут, четверти часа или часа;
• что оплачивается: входят ли созвоны, переписка, согласования, тестирование;
• периодичность и отчёт: счёт раз в месяц с детализацией по задачам;
• лимит: сколько часов можно потратить без дополнительного согласования.

Как оформить договор и закрывающие документы, лучше уточнить у юриста и бухгалтера: это зависит от формы работы и налогового режима.

Как собрать часы за месяц

Счёт по часам выдерживает любые вопросы клиента, только если часы записывались по ходу работы, а не восстанавливались в конце месяца. Для этого нужно:

1. записывать время под именем клиента или проекта, одинаково у всей команды;
2. в описании задачи писать то, что поймёт клиент: «правка баннера на главной», а не «баннер»;
3. записывать мелочи: пятнадцатиминутный звонок тоже входит во время, за которое клиент согласился платить.

В WorkApp каждый час в :00 программа спрашивает сотрудника, над каким проектом и задачей он работал. Если в поле «Проект» писать название клиента, в конце месяца его часы видны в календаре и выгрузке каждого сотрудника, без переписок и памяти. Подробнее: учёт рабочего времени по проектам.

Что приложить к счёту

Клиент охотнее оплачивает счёт, в котором видно, за что он платит. Хорошая детализация выглядит так:

• дата;
• кто работал;
• что сделано, понятными клиенту словами;
• сколько часов.

Например: «12 марта, дизайнер, два варианта баннера для акции, 2 часа»; «13 марта, разработчик, форма заявки на странице услуг, 3 часа»; «14 марта, менеджер, созвон по правкам, 0,5 часа». Итог по сотрудникам умножается на ставку.

В WorkApp выгрузку месяца по сотруднику можно открыть в Excel: в ней есть подробная таблица «дата, время, проект, задача», одна строка на час. Отфильтруйте строки по клиенту и сложите часы сотрудников. Если в часе указано несколько проектов через запятую, делите этот час между ними поровну. Детализация к счёту готова.

Как избежать споров

• Предупреждайте о перерасходе заранее. Если задача выходит за оговорённый лимит, лучше сказать об этом до работы, а не в счёте.
• Не округляйте в свою пользу. Одна замеченная клиентом лишняя строка подрывает доверие ко всем остальным.
• Разделяйте ошибки и новые задачи. Исправление собственной ошибки клиент оплачивать не должен, и лучше не включать его в счёт вовсе.
• Показывайте часы регулярно. Короткий отчёт раз в неделю избавляет от неприятного сюрприза в конце месяца.

Если работа идёт по фиксированной цене, те же записи часов пригодятся для другого: понять, окупился ли проект. Об этом отдельная статья: как посчитать себестоимость проекта по часам сотрудников.