Табель учёта рабочего времени: как вести и где скачать шаблон Excel

Табель учёта рабочего времени — документ, в котором по дням отмечено, сколько каждый сотрудник отработал и почему отсутствовал. По нему начисляют зарплату, считают сверхурочные и отпускные, проверяют, не нарушен ли режим труда. Разберём, обязательна ли форма Т-13, как заполнять табель, чем он отличается от таймшита, и дадим бесплатный шаблон табеля в Excel с формулами.

Скачать шаблон табеля в Excel (.xlsx, 14 КБ)

Зачем вести табель

Обязанность вести учёт рабочего времени прямо записана в Трудовом кодексе: по части 4 статьи 91 ТК РФ работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Табель — самый распространённый способ эту обязанность выполнить.

Кроме требования закона, у табеля есть практический смысл:

• Начисление зарплаты. Бухгалтерия берёт из табеля отработанные дни и часы, ночные часы, работу в выходные и сверхурочную работу: всё это оплачивается по-разному.
• Отпуска и больничные. Дни отпуска и временной нетрудоспособности отмечаются в табеле и влияют на расчёт выплат.
• Споры. Если сотрудник оспаривает зарплату или увольнение за прогул, табель — один из документов, на которые смотрят в первую очередь.
• Контроль режима. По табелю видно, не превышена ли нормальная продолжительность рабочего времени: по статье 91 ТК РФ она не может быть больше 40 часов в неделю.

Форма Т-13: обязательна или нет

Унифицированные формы табеля Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. Форма Т-12 рассчитана на ручное заполнение и содержит также раздел для расчётов с персоналом по оплате труда, Т-13 — на автоматизированную обработку, это только табель.

С 1 января 2013 года, после вступления в силу закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», формы из альбомов унифицированных форм перестали быть обязательными. Организация может утвердить свою форму табеля в учётной политике или локальном акте, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа из части 2 статьи 9 этого закона: название документа, дата, наименование организации, содержание факта, величина в натуральных единицах, должности и подписи ответственных лиц.

На практике многие компании продолжают пользоваться Т-13 или формой на её основе: её знают кадровики и бухгалтеры, и её поддерживают учётные программы. Шаблон в этой статье — упрощённая своя форма в духе Т-13. Если вам нужна точная Т-13 со всеми графами, её выгружают из кадровой или бухгалтерской программы.

Как заполнять табель

Сплошной метод и метод отклонений

Табель ведут одним из двух способов. При сплошном методе на каждый день отмечают и явки, и неявки: сколько часов человек отработал, был ли выходной, отпуск или больничный. При методе отклонений отмечают только отклонения от графика: опоздания, неявки, сверхурочную работу, а нормальные рабочие дни подразумеваются. Метод отклонений короче, но сплошной нагляднее и меньше зависит от того, насколько точно оформлен график.

Буквенные коды

В Т-13 для каждого дня ставят код и, если нужно, количество часов. Самые частые коды:

• Я — работа в дневное время;
• Н — работа в ночное время;
• РВ — работа в выходные и нерабочие праздничные дни;
• С — сверхурочная работа;
• К — служебная командировка;
• ОТ — ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• ДО — отпуск без сохранения заработной платы по разрешению работодателя;
• Б — временная нетрудоспособность с назначением пособия;
• В — выходные и нерабочие праздничные дни;
• ПР — прогул;
• НН — неявка по невыясненным причинам.

Полный перечень есть в указаниях по заполнению формы Т-13. Код НН полезен, когда причина отсутствия ещё не известна: когда сотрудник принесёт больничный лист или объяснение, код меняют на нужный.

Кто ведёт и подписывает

Обычно табель заполняет ответственное лицо, которое назначено приказом: руководитель отдела, табельщик или кадровик. Подписывают его составитель и руководитель подразделения, затем табель передают в кадровую службу и бухгалтерию. Конкретный порядок закрепляется в локальных актах компании.

Частые ошибки

• Табель заполняют задним числом за весь месяц по памяти. Лучше отмечать дни по ходу месяца, хотя бы раз в неделю.
• Неявку отмечают как выходной, а потом сотрудник приносит больничный: оплата уже посчитана неверно. Для неизвестной причины есть код НН.
• Сверхурочную работу не отмечают отдельно, хотя она оплачивается по-другому.
• Предпраздничные дни считают полными, хотя по статье 95 ТК РФ продолжительность рабочего дня накануне нерабочего праздничного дня уменьшается на один час.

Особые случаи

Суммированный учёт рабочего времени

Если из-за графика нельзя соблюсти дневную или недельную норму, например при сменной работе, вводят суммированный учёт (статья 104 ТК РФ). Тогда норму проверяют не за неделю, а за учётный период: месяц, квартал или до года, а для работ с вредными или опасными условиями труда — не более трёх месяцев. В табеле при этом по-прежнему отмечают фактические часы по дням, а сверку с нормой делают по итогам периода. В шаблоне для этого удобно вести отдельный лист на каждый месяц учётного периода и складывать колонки «Часов».

Удалённые сотрудники и гибкий график

Для дистанционных работников табель ведут так же, как для офисных: режим работы определяется трудовым договором или локальным актом, а отметки ставят по нему. Сложность в другом: руководитель не видит, когда человек начал и закончил работу, и табель превращается в формальность «восемь часов каждый день». Здесь помогает учёт часов по проектам: он показывает, что фактически сделано, и даёт основание для разговора, если часы систематически расходятся с графиком. Подробнее об организации удалённой работы — в статье «Как перевести сотрудников на удалённую работу и не потерять эффективность».

Совместители и неполный день

Для сотрудника на неполном дне или по совместительству в табеле отмечают фактически отработанные часы по его графику, а не стандартные восемь. Если в шаблоне вести таких сотрудников в общей таблице, колонка «Часов» сразу покажет, укладывается ли человек в свою норму.

Что внутри шаблона Excel

Шаблон — обычная книга Excel без макросов, её открывают Excel, LibreOffice Calc и Google Таблицы. В ней три листа.

• «Табель». Шапка с организацией, подразделением и месяцем, таблица на 20 сотрудников и 31 день. В ячейку дня ставьте число отработанных часов, например 8, а при неявке или выходном — буквенный код: В, ОТ, Б и так далее. Колонки «Дней явок» и «Часов» считаются сами: первая считает дни, где стоит число, вторая складывает часы. Внизу итоговая строка по всем сотрудникам.
• «Коды». Основные буквенные коды формы Т-13 с расшифровкой, чтобы заполнять табель одинаково.
• «Таймшит». Лист для учёта по проектам: дата, сотрудник, проект или клиент, задача, часы. Справа таблица итогов: впишите название проекта, и рядом посчитается, сколько на него ушло часов.

Строки и колонки можно добавлять: формулы итогов охватывают всю таблицу. Перед печатью укажите месяц в шапке: лист настроен на печать в альбомной ориентации по ширине страницы.

Скачать шаблон табеля в Excel

Т-13 или таймшит

Эти документы часто путают, потому что оба про рабочее время. Но отвечают они на разные вопросы.

Табель — кадровый документ. Он отвечает на вопрос «был ли человек на работе и сколько часов, а если не был, то почему». По нему платят зарплату, и проект, над которым работал сотрудник, в нём не указывают.

Таймшит — управленческий учёт. Он отвечает на вопрос «на что ушло время»: сколько часов потрачено на проект, клиента или задачу. По таймшиту считают себестоимость проектов, выставляют клиентам счета по часам, оценивают будущие работы. Подробно о нём — в статье «Таймшит: что это и как вести учёт рабочего времени команды».

Компаниям, которые продают время или работают на проектах, нужны оба. Табель закрывает требования закона и бухгалтерии, таймшит показывает, где компания зарабатывает, а где теряет. Когда их ведут разные люди в разных таблицах, часы расходятся: в табеле восемь часов, а в таймшите записано пять. Это само по себе полезный сигнал: три часа ушли на что-то, что никто не записал.

Где взять фактические часы: выгрузка в Excel из WorkApp

Самое трудное в обоих документах — получить честные цифры. Если сотрудник в конце месяца вспоминает, чем занимался, табель и таймшит заполняются «примерно».

WorkApp собирает часы по ходу дня. Программа на компьютере сотрудника каждый час, ровно в :00, спрашивает, над каким проектом он работал, и сотрудник отвечает в пару слов. Таймер запускать не нужно, скриншотов и слежки нет. В кабинете руководителя видно календарь каждого сотрудника по часам, а кнопка «Скачать» в календаре выгружает месяц в файл с таблицей, который открывается в Excel. В выгрузке два блока:

• сетка часов по дням месяца: в каждой ячейке проект и задача;
• подробный список «дата, время, проект, задача».

Подробный список удобно скопировать на лист «Таймшит» шаблона и получить итоги по проектам. А количество записанных часов за день — сверить с табелем: если человек в табеле отработал восемь часов, а записано шесть, есть о чём поговорить.

Важно понимать границу: WorkApp не ведёт кадровый табель. В нём нет кодов отпусков, больничных и командировок, нет отдельного учёта ночной и сверхурочной работы. Его данные — источник фактических часов по проектам, а табель по-прежнему заполняется в кадровом учёте. Календарь WorkApp подсвечивает выходные и праздники по производственному календарю России, так что дни, которые в табеле отмечаются кодом В, видно и там.

Как связать табель и учёт по проектам

1. Ведите табель привычным способом: в кадровой программе или в шаблоне из этой статьи.
2. Подключите учёт часов по проектам: войдите в кабинет WorkApp по email, добавьте сотрудников и установите программу на их компьютеры с Windows. Пошаговая инструкция.
3. В конце месяца выгрузите календарь каждого сотрудника и сравните часы с табелем.
4. Итоги по проектам используйте для счетов клиентам и расчёта себестоимости. Как выставить счёт по часам, как посчитать себестоимость проекта.
5. По тем же часам посчитайте загрузку команды: сколько от нормы месяца ушло на работу. Как посчитать загрузку сотрудников.

WorkApp бесплатный и без ограничений по числу сотрудников, так что попробовать его на одном отделе ничего не стоит: кнопка «Попробовать» внизу страницы открывает вход по email.